Likviditetsbudget Excel: Mall med automatiska beräkningar

Du kan ha bra försäljning och positivt resultat på papperet men ändå inte kunna betala löner i slutet av månaden. Likviditet och lönsamhet är inte samma sak. En likviditetsbudget visar dig exakt när kontanter kommer in och går ut.

Efter 15 år som ekonomikonsult har jag sett för många företag hamna i akuta likviditetskriser som var helt förutsägbara. Ett säsongsföretag som inte planerade för låg försäljning vintertid. Ett bygföretag som glömde att kunder betalar 60 dagar senare. Ett konsultbolag som inte räknade med momsinbetalningar varje kvartal.

Alla hade kunnat undvikas med en enkel likviditetsbudget.

Den här guiden visar dig hur du bygger och använder en likviditetsbudget i Excel för att aldrig bli överraskad av kontantbrist igen.

Ladda ner gratis likviditetsbudget-mall

Vår likviditetsmall för Excel inkluderar: – Veckobasis eller månadsbasis (välj själv) – Automatiska in- och utbetalningsberäkningar – Rullande saldo med varningar – Färgkodning för kritiska perioder – Stöd för säsongsvariation – Instruktionsblad

Ladda ner gratis likviditetsbudget-mall

Mallen fungerar i Excel 2016 och senare, både Windows och Mac.

Skillnaden mellan resultatbudget och likviditetsbudget

Många tror att en vanlig budget räcker. Det gör det inte.

Resultatbudget visar lönsamhet

En resultatbudget baseras på periodisering: – Försäljning bokförs när faktura skickas – Kostnader bokförs när de uppstår

Du kan visa 100 000 kr i försäljning i januari även om kunden betalar i mars.

Likviditetsbudget visar kassaflöde

En likviditetsbudget baseras på faktiska in- och utbetalningar: – Inbetalning bokförs när kunden BETALAR – Utbetalning bokförs när du BETALAR leverantören

Verkligt exempel:

Ett konsultföretag hade resultatbudget som visade 200 000 kr vinst i Q1. Likviditetsbudgeten visade kassaminus på 150 000 kr samma period.

Varför? De fakturerade mycket i mars (resultat) men kunderna betalade 30-60 dagar senare (likviditet). Samtidigt betalade de löner och hyra kontant varje månad.

Resultat sa “allt är bra”. Likviditet sa “ni får problem i april om ni inte agerar”.

Vad en likviditetsbudget innehåller

Grundstrukturen är enkel men kraftfull.

Ingående balans

Hur mycket kontanter har du i början av perioden?

Första perioden: Faktiskt banksaldo idag Följande perioder: Utgående balans från föregående period

Inbetalningar

Alla kontanter som kommer in:

Kundbetalningar – Från tidigare försäljning (fordringar) – Från ny försäljning (kontant)

Tänk på betalningstid! Om kunder betalar 30 dagar senare måste du flytta inbetalningen en månad framåt från försäljningsdatum.

Andra inbetalningar – Lån eller krediter – Investerarkapital – Bidrag – Försäkringsersättningar – Ränteintäkter

Utbetalningar

Alla kontanter som går ut:

Rörliga kostnader – Inköp av varor – Material – Fraktkostnader – Provisioner

Fasta kostnader – Löner (viktigt: inkludera sociala avgifter) – Hyra och lokalkostnader – Försäkringar – IT och abonnemang – Marknadsföring

Särskilda utbetalningar – Moms (kvartalvis eller månadsvis) – Skatt (särskilda datum) – Låneamorteringar – Investeringar (utrustning, lokaler)

Utgående balans

Utgående balans = Ingående balans + Inbetalningar - Utbetalningar

Detta blir nästa periods ingående balans.

Så bygger du likviditetsbudget i Excel – steg för steg

Här är processen för att skapa din egen likviditetsbudget.

Steg 1: Välj tidsperiod

Veckobudget: Bra för små företag med täta kassaflöden eller företag i kris Månadsbudget: Standard för de flesta företag Kvartalsbudget: Fungerar för stabila företag med förutsägbara kassaflöden

Rekommendation: Börja med månadsbudget, planera 12 månader framåt.

Steg 2: Identifiera ingående balans

Kolla bankkontot idag. Det är din ingående balans för första perioden.

Om du har flera konton, summera alla.

Steg 3: Lista alla inbetalningar

Gå igenom varje intäktskälla:

För kundbetalningar: 1. Titta på dina kundfakturor 2. Analysera betalningstid historiskt 3. Fördela inbetalningar baserat på faktisk betalning, inte fakturadatum

Exempel: Du fakturerar 100 000 kr i januari med 30 dagars betalningstid. → Budget inbetalningen i februari, inte januari

För säsongsföretag: Om du säljer mest i sommar men lite på vintern, visa det i budgeten. Likviditetsbudget måste spegla verkligheten.

Steg 4: Lista alla utbetalningar

Kategorisera alla kostnader:

Regelbundna (varje månad): – Löner: Alltid samma datum (ofta 25:e) – Hyra: Ofta första varje månad – Abonnemang: Fasta datum

Kvartalsvisa: – Moms: Betalas månaden efter kvartalet (april, juli, oktober, januari)

Årliga: – Försäkringar: Ofta vid förnyelsedatum – Licensförnyelser

Rörliga: – Inköp: Baserat på försäljningsprognos – Marknadsföring: Enligt kampanjplan

Steg 5: Bygg Excel-mallen

Skapa kolumner för varje månad (eller vecka):

Beskrivning Jan Feb Mar Apr …
INGÅENDE BALANS 50 000 =C30 =D30 =E30 …
INBETALNINGAR
Kundbetalningar 80 000 95 000 110 000 120 000
Övriga inbetalningar 0 0 20 000 0
Summa inbetalningar =SUMMA(B4:B5) =SUMMA(C4:C5)
UTBETALNINGAR
Löner -45 000 -45 000 -45 000 -50 000
Hyra -12 000 -12 000 -12 000 -12 000
Inköp -30 000 -35 000 -40 000 -45 000
Moms 0 0 0 -25 000
Övriga kostnader -8 000 -8 000 -10 000 -8 000
Summa utbetalningar =SUMMA(B8:B12)
UTGÅENDE BALANS =B2+B6+B13 =C2+C6+C13

Formlerna kopieras automatiskt åt höger när du drar.

Steg 6: Lägg till varningar

Villkorsstyrd formatering för att markera problem:

Utgående balans: – Röd bakgrund om <0 (kassaminus) – Gul bakgrund om <20 000 (nära gränsen) – Grön bakgrund om >50 000 (bra buffert)

Så här gör du: 1. Markera rad “Utgående balans” 2. Home > Conditional Formatting > New Rule 3. “Format only cells that contain” 4. Cell Value less than 0 → Röd 5. Upprepa för andra gränsvärden

Steg 7: Skapa prognosscenario

Bygg tre versioner:

Bas-scenario: Realistisk prognos Optimistiskt: Om allt går bra (+20 % försäljning) Pessimistiskt: Om det går sämre (-20 % försäljning)

Detta visar dig känslighet och hjälper dig planera för olika utfall.

Använda likviditetsbudgeten för beslut

Budgeten är inte bara ett dokument – det är ett beslutsunderlag.

Identifiera kritiska perioder

När visar budgeten kassaminus eller nära noll?

Hantering: – Förhandla bättre betalningsvillkor med kunder (kortare betalningstid) – Förhandla längre betalningstid med leverantörer – Säkra kreditlinje i förväg – Skjut på icke-kritiska investeringar

Planera investeringar

Vill du köpa ny utrustning för 80 000 kr?

Kolla likviditetsbudgeten: Har du 80 000 kr+ buffert den månaden? Påverkar utbetalningen senare perioder negativt?

Om budgeten visar problem: Skjut investeringen eller finansiera den.

Optimera momsredovisning

Små företag kan välja månadsvis eller kvartalsvis momsredovisning.

Kvartalsvis ger dig längre kredit (du håller momsen i tre månader innan betalning). Men vissa perioder kan bli tunga.

Månadsvis ger jämnare kassaflöde men mindre kredit.

Likviditetsbudgeten visar vilket som passar dig bäst.

Vanliga likviditetsutmaningar och lösningar

Dessa problem ser jag ofta – och hur du löser dem.

Problem 1: Säsongsvariationer

Scenario: Försäljning hög vår-sommar, låg höst-vinter. Kostnader jämna året runt.

Lösning: – Bygg upp buffert under högsäsong – Förhandla kreditlinje för lågsäsong – Omförhandla vissa fasta kostnader till rörliga

Problem 2: Långa betalningstider

Scenario: Kunder betalar 60-90 dagar, du betalar leverantörer 30 dagar.

Lösning: – Incitament för snabbare betalning (2 % kontantrabatt vid 10 dagar) – Faktureringsplan istället för slutfaktura – Factoring (sälj fakturan till finance-bolag)

Problem 3: Stora engångsutgifter

Scenario: Moms, skatt eller investeringar skapar stora utbetalningar vissa månader.

Lösning: – Avsätt månatligt till separat konto – Finansiera investeringar istället för kontantköp – Förhandla delbetalning där möjligt

Problem 4: Tillväxt kräver mer kapital

Scenario: Du växer snabbt, behöver köpa mer lager och material innan kunden betalar.

Lösning: – Säkra rörelsekapital (banklån eller investerare) – Begär förskottsbetalning från kunder – Driv försäljning men bromsa tillväxttakten tillfälligt

Uppdatera och följa upp likviditetsbudget

En statisk budget blir snabbt oanvändbar.

Månadsuppföljning

Varje månad: 1. Fyll i faktiska siffror bredvid budgeterade 2. Beräkna avvikelse 3. Analysera varför (försenade kundbetalningar? Oväntad kostnad?) 4. Justera framåtblickande månader baserat på ny information

Rullande prognos

Istället för att göra en 12-månaders budget i januari som aldrig uppdateras:

Använd rullande 12 månaders prognos. Varje månad lägger du till en månad framåt och justerar alla kommande månader.

Detta ger dig alltid aktuell 12-månaderssikt.

När du behöver mer avancerad lösning

Excel-baserad likviditetsbudget fungerar för de flesta småföretag. Men vissa situationer kräver mer.

Multipla bolag eller valutor

Om du har flera juridiska enheter eller hanterar flera valutor blir Excel komplext.

Dedikerad ekonomimjukvara (Fortnox, Visma) har inbyggd likviditetsrapportering med konsolidering.

Daglig uppdatering krävs

Om kassaläget är så pressat att du behöver daglig kontroll duger inte månatlig Excel-budget.

Realtids dashboards med bankkoppling ger dig aktuellt läge hela tiden.

Avancerad prognostisering

Om du vill ha: – Automatisk prognos baserad på historiska mönster – Scenario-analys med Monte Carlo-simulering – Integration med faktureringssystem och bokföring

Då behövs mer avancerade verktyg eller skräddarsydd Excel-lösning.

Vanliga frågor om likviditetsbudget

Hur ofta ska likviditetsbudget uppdateras? Minimum månadsvis. Företag med tätt kassaflöde eller i kris: veckovis. Stabila företag: kan klara sig med kvartalsvis.

Vad är skillnaden mellan likviditetsbudget och kassaflödesanalys? Likviditetsbudget är framåtblickande (prognos). Kassaflödesanalys är bakåtblickande (vad som hänt).

Hur långt fram ska jag budgetera? Minimum 6 månader. Rekommenderat 12 månader. Företag med säsongsvariation: minst en full säsongscykel.

Vad är acceptabel minimibuffert? Beror på bransch och kostnadsstruktur. Tumregel: Minst en månads fasta kostnader som buffert.

Kan jag använda likviditetsbudget för att söka lån? Ja. Banker kräver ofta likviditetsbudget vid kreditansökan. Det visar att du kan betala tillbaka.

Nästa steg: Bygg din likviditetsbudget idag

Likviditetskontroll ger dig ro och handlingsutrymme. Det tar 2-3 timmar första gången men kan rädda företaget från kris.

Börja här:

  1. Ladda ner gratis likviditetsbudget-mall
  2. Samla info: nuvarande banksaldo, kommande fakturor, planerade kostnader
  3. Fyll i mallen enligt guiden
  4. Identifiera kritiska perioder
  5. Planera åtgärder

Behöver du hjälp?

Om din likviditetssituation är komplex eller du vill ha professionell granskning:

  • Kostnadsfri konsultation 15 min
  • Skräddarsydda likviditetsmallar
  • Integration med bokföringssystem
  • Utbildning i likviditetsplanering

Boka kostnadsfri konsultation

Läs vidare: – Budgetmall Excel: Komplett guide – Excel-mallar för företag: Gratis nedladdningar – Excel-konsult för ekonomiska lösningar

Likviditetskontroll är inte komplicerat – men det är kritiskt. Börja planera idag.

Skriven av Lukas Lilja, Excel Department. Vi har hjälpt hundratals företag undvika likviditetskriser genom bättre planering och kontroll.