Excel vs dedikerade verktyg: När räcker en mall?
Ett företag med 30 anställda kontaktade mig förra året. De hade precis betalat 150 000 kr för ett avancerat projektverktyg som ingen använde. “För komplicerat”, sa teamet. De ville tillbaka till sina Excel-mallar.
Ett annat företag med 15 anställda försökte hantera 800 kunder i Excel. Filerna kraschade regelbundet, versioner blandades ihop och ingen visste vad som var aktuellt. De behövde ett dedikerat CRM för två år sen.
Båda företagen hade gjort fel val – men åt olika håll.
Efter 15 år som konsult har jag sett hundratals företag välja mellan Excel och dedikerade verktyg. Den här guiden ger dig exakt den kunskap du behöver för att göra rätt val för din situation.
Grundprincipen: Start simple, upgrade when needed
Den mest kostsamma frågan är inte “Excel eller dedikerat verktyg?” Det är “Hur vet jag när det är dags att byta?”
Excel-först strategin
De flesta företag bör börja med Excel-mallar:
Fördelar: – Noll initialkostnad – Tillgängligt direkt (alla har Excel) – Lär dig förstå dina faktiska behov – Flexibelt att anpassa – Ingen inlärningskurva för verktyget
När du använt Excel i 6-12 månader vet du exakt vilka funktioner du faktiskt använder och vilka som saknas. Det gör valet av dedikerat verktyg mycket enklare.
De som hoppar över Excel gör ofta misstag
Företag som köper avancerade system direkt tenderar att: – Betala för funktioner de aldrig använder – Kämpa med onboarding (teamet lär sig inte verktyget) – Anpassa processer till verktyget istället för tvärtom – Överge systemet efter 6-12 månader
Verkligt exempel: Ett konsultbolag köpte MS Project för projekthantering. Efter tre månader använde endast två av tolv projektledare det. Övriga fortsatte med Excel.
Varför? MS Project krävde 20 timmars utbildning per person för att använda effektivt. Excel-mallen krävde 30 minuter.
När Excel räcker perfekt
Excel-mallar är ofta undervärderade. För många situationer är de optimala.
CRM och kundhantering
Excel räcker när: – 10-200 kunder – 1-5 säljare – Enkel försäljningsprocess (2-4 steg) – Begränsade automatiseringsbehov – Budget <20 000 kr/år för CRM
Verkligt exempel: Ett konsultbolag med 80 företagskunder har använt Excel-CRM i fem år. De spårar kontakter, senaste interaktion, pipeline och nästa aktivitet. Totalkostnad: 0 kr.
Uppgradera till dedikerat CRM när: – 500+ kunder med komplex historik – 10+ säljare behöver samtidig åtkomst – Automatisk mailintegration krävs – Lead scoring och avancerad segmentering behövs
Läs mer: CRM i Excel: Komplett guide
Projekthantering
Excel räcker när: – Projekt med 10-50 uppgifter – 2-10 teammedlemmar – Enkel Gantt-visualisering räcker – Begränsad resurskomplexitet
Verkligt exempel: En designbyrå med 5 medarbetare hanterar 15 parallella projekt i Excel. Gantt-baserad tidslinje, uppgiftstilldelning och statusspårning. Fungerar perfekt.
Uppgradera till projektverktyg när: – 100+ uppgifter per projekt – Kritisk väg-analys krävs – Multiprojekt resursoptimering behövs – 20+ samtidiga användare
Läs mer: Projektplanering i Excel: Mall och metod
Budget och ekonomi
Excel räcker när: – Enkelt företag (ett bolag, inga dotterbolag) – <50 kostnadskategorier – 1-3 personer arbetar med budget – Årlig eller månadsbudget räcker
Verkligt exempel: Småföretag med 12 anställda har kört årlig budget i Excel i tio år. Månadsuppföljning, avvikelseanalys och prognostisering. Inget behov av mer.
Uppgradera till ekonomisystem när: – Flera juridiska enheter behöver konsolideras – Avdelningsbudgetar med komplexa allokeringar – Realtidsintegration med bokföring – Rullande 18-månaders prognoser med scenario-analys
Läs mer: Budgetmall Excel: Gratis mall + guide
Lagerhantering
Excel räcker när: – 50-500 artiklar – 1-3 lagerplatser – Enkel struktur (ingen multi-level BOM) – 1-5 lageranvändare
Verkligt exempel: Handelsföretag med 280 produkter använder Excel-lager. Lagernivåer, beställningspunkter, ABC-analys och lagervärdering. Kostnad: 0 kr.
Uppgradera till lagersystem när: – 1 000+ artiklar – Barcode scanning krävs – E-handelsintegration i realtid – Flera lager med automatisk omfördelning
Läs mer: Lagerhantering i Excel: Komplett mall
Beslutskriterier: Excel eller dedikerat verktyg?
Använd denna checklista för att bedöma rätt verktyg för din situation.
1. Datamängd och komplexitet
| Faktor | Excel OK | Dedikerat verktyg |
|---|---|---|
| Antal poster | <1 000 | >1 000 |
| Samtidiga användare | 1-5 | >10 |
| Uppdateringsfrekvens | Daglig/veckovis | Realtid |
| Datarelationer | Enkla | Komplexa (många-till-många) |
| Historik att spåra | <2 år | >2 år med fullständig revision trail |
2. Samarbete och åtkomst
| Behov | Excel-lösning | Dedikerat verktyg |
|---|---|---|
| Samtidig redigering | SharePoint (max 5) | Designat för 50+ |
| Mobilåtkomst | Begränsad (Excel app) | Full funktionalitet |
| Rollbaserad åtkomst | Grundläggande | Granulär kontroll |
| Extern delning | Osäkert | Säkra portaler |
3. Automation och integration
| Funktion | Excel-möjlighet | Dedikerat verktyg |
|---|---|---|
| Automatiska påminnelser | VBA-möjligt | Inbyggt |
| E-postintegration | Via VBA | Seamless |
| API-integration | Komplex | Standard |
| Arbetsflöden | Manuellt/VBA | Visuell designer |
4. Kostnad över tid (3 år)
Excel-mall (skräddarsydd): – Initial kostnad: 10 000-30 000 kr (professionell mall) – Årlig kostnad: 0 kr (licens ingår i Office) – Underhåll: 5 000 kr/år (uppdateringar) – Total 3 år: 25 000-55 000 kr
Dedikerat verktyg (småföretagsnivå): – Initial kostnad: 20 000-100 000 kr (implementation, migration, utbildning) – Årlig licens: 15 000-60 000 kr (beroende på användare) – Support: 5 000-20 000 kr/år – Total 3 år: 85 000-280 000 kr
För små företag med stabila processer är Excel ofta 3-5 gånger billigare.
För växande företag med komplexa behov är dedikerat verktyg ofta värt investeringen.
Signaler att det är dags att uppgradera
Även om Excel fungerar idag kan vissa tecken visa att uppgradering snart behövs.
Tekniska signaler
Prestandaproblem: – Filen tar >30 sekunder att öppna – Beräkningar tar minuter istället för sekunder – Frekvent kraschande – Filstorlek >50 MB
Skalbarhetsproblem: – Närmar sig Excels 1 miljon rad-gräns – Formler blir omöjligt komplexa att underhålla – Ständiga justeringar behövs för nya use cases
Mänskliga signaler
Användarproblem: – Teamet kringgår systemet och skapar egna lösningar – Frekvent förvirring om vilken version som är aktuell – Timmar spenderas på manuell datasynkning – Nya medarbetare tar veckor att lära sig systemet
Affärsproblem: – Affärsbeslut fördröjs pga dataåtkomst – Kunder klagar på långsam respons – Fel i data leder till förlorade affärer – Konkurrenter har tydligt bättre processer
Organisatoriska signaler
Tillväxt: – Teamet växer från 5 till 20 personer – Ny marknad eller produktlinje kräver komplexare spårning – Investor eller kund kräver professionella system
Mognad: – Från startup till etablerat företag – Från ad-hoc processer till standardiserade – Från grundardriven till processdriven organisation
Hybridstrategi: Bäst av båda världar
Många framgångsrika företag kombinerar Excel med dedikerade verktyg.
Excel som frontend
Använd dedikerat system som databas men Excel för rapportering och analys.
Fördelar: – Data säkert i dedikerat system – Flexibilitet i rapportering via Excel – Användarnas bekvämlighet bevarad
Exempel: CRM-data i HubSpot, exportera till Excel för avancerad försäljningsanalys och prognostisering.
Dedikerat verktyg för core, Excel för ad-hoc
Standardprocesser i dedikerat verktyg, unika analyser i Excel.
Exempel: – Projektdata i Monday – Excel för resursplanering över multiprojekt – Projektbudget i Excel, kopplad till faktisk tid från Monday
Fasad migration
Migrera gradvis istället för “big bang”.
Fas 1: Fortsätt Excel, lägg till dedikerat verktyg för nytt Fas 2: Migrera mest kritiska processerna Fas 3: Behåll Excel för historiska data, allt nytt i dedikerat verktyg
Detta minimerar risk och ger teamet tid att vänja sig.
Verktygsrekommendationer per kategori
När du väl bestämt att uppgradera, vilka verktyg passar bäst?
CRM
Småföretag (<50 kunder): – HubSpot CRM (gratis version) – Pipedrive (från 149 kr/användare/mån)
Medelstora företag: – Salesforce (från 1 000 kr/användare/mån) – Microsoft Dynamics 365 (från 750 kr/användare/mån)
Projekthantering
Små team (<10 personer): – Monday.com (från 199 kr/användare/mån) – Asana (från 119 kr/användare/mån)
Komplexa projekt: – Microsoft Project (från 449 kr/användare/mån) – Smartsheet (från 199 kr/användare/mån)
Ekonomi
Småföretag: – Fortnox (från 199 kr/mån) – Visma eEkonomi (från 149 kr/mån)
Medelstora företag: – Visma Business (från 5 000 kr/mån) – Microsoft Dynamics 365 Finance
Lager
Småföretag (100-1 000 artiklar): – Ongoing WMS (från 1 500 kr/mån) – Fortnox Lager (ingår i Fortnox)
E-handel integration: – Ongoing Warehouse – Ongoing WMS med e-handelsintegration
Vanliga frågor
Kan jag kombinera Excel med dedikerade verktyg? Ja, många företag använder Excel för ad-hoc analys även med dedikerade system. Export data från verktyget, analysera i Excel.
Hur lång tid tar det att migrera från Excel till dedikerat verktyg? Beroende på komplexitet: 1-6 månader. Enkel CRM migration: 1 månad. Komplex ERP: 6+ månader.
Förlorar jag flexibilitet när jag lämnar Excel? Delvis. Dedikerade verktyg är mer strukturerade. Men de flesta moderna verktyg har kraftfulla exportfunktioner så du kan analysera i Excel när behov uppstår.
Vad händer med historiska data i Excel? Oftast importeras data till nya systemet. I värsta fall: behåll Excel för historik, använd nytt verktyg framåt.
Är Excel-mallar GDPR-kompatibla? Excel själv är ett verktyg. GDPR-efterlevnad handlar om processer: kryptering, åtkomstkontroll, dataminimering. Båda Excel och dedikerade verktyg kan vara GDPR-kompatibla eller icke-kompatibla beroende på implementation.
Kostar det mer att bygga avancerad Excel-lösning än att köpa dedikerat verktyg? För mycket avancerade behov: ja. Men för 80 % av småföretag är Excel + grundläggande anpassning billigare över 3-5 år.
Nästa steg: Utvärdera ditt nuläge
Rätt verktyg beror på din specifika situation. Här är hur du utvärderar.
Utvärderingsprocess
Steg 1: Kartlägg nuläge – Hur många användare? – Hur många poster (kunder, projekt, artiklar)? – Vilka problem upplever ni idag?
Steg 2: Definiera krav – Vad MÅSTE lösningen göra? – Vad vore BRA om den gjorde? – Vad är “nice to have”?
Steg 3: Beräkna total kostnad – Excel (professionell mall + årligt underhåll) – Dedikerat verktyg (licens + implementation + utbildning + support)
Steg 4: Testa om möjligt – De flesta dedikerade verktyg har gratis trial – Bygg proof of concept i Excel – Jämför efter 2-4 veckor
Steg 5: Beslut Baserat på kostnad, funktionalitet och teamets preferenser.
Behöver du hjälp med beslutet?
Om du är osäker kan en oberoende bedömning spara tusentals kronor och månader av frustration.
Excel Department erbjuder: – Kostnadsfri konsultation (30 min) – Behovsanalys och verktygsrekommendation – Skräddarsydda Excel-lösningar om Excel är rätt val – Hjälp med verktygsval och implementation om uppgradering behövs
Vi tjänar inte provision från verktygsförsäljare – vår rekommendation baseras på vad som faktiskt fungerar för er.
Läs vidare: – Excel-mallar för företag: Komplett guide – CRM i Excel: När det fungerar – Projektplanering i Excel: Komplett guide – Budget och lagerhantering i Excel
Rätt verktyg gör skillnad. Men “rätt” är inte alltid det dyraste – ofta är det det enklaste som faktiskt används.
Skriven av Lukas Lilja, Excel Department. Med 15 års erfarenhet har vi hjälpt hundratals företag välja mellan Excel och dedikerade verktyg baserat på faktiska behov, inte hype.