Excel som BI-verktyg: Möjligheter och begränsningar
“Behöver vi verkligen Power BI? Kan vi inte bara använda Excel?” Det är den vanligaste frågan vi får. Svaret är: det beror på. Excel är ett kraftfullt BI-verktyg – tills det inte är det längre. Här är hur du vet var gränsen går.
På Excel Department har vi byggt BI-lösningar i både Excel och Power BI för 60+ svenska företag. Vi har sett när Excel fungerar utmärkt och när det blir en flaskhals. Vi har också sett företag köpa Power BI i förtid och slösa pengar när Excel hade räckt perfekt.
Den här guiden ger dig verktygen att fatta rätt beslut för just din situation.
Excel är kraftfullare än de flesta tror
Många underskattar Excels BI-möjligheter. De tänker på Excel som räknearket där de gör budgetar och enkla listor. Men modern Excel har inbyggda BI-funktioner som konkurrerar med dedikerade verktyg – upp till en viss punkt.
Power Query – Excels dolda superkraft
Power Query (tidigare kallat Get & Transform) är Excels ETL-verktyg. ETL betyder Extract, Transform, Load – hämta data, omvandla den, ladda in den.
Vad Power Query kan göra: – Importera från hundratals datakällor (databaser, webbsidor, filer, molntjänster) – Transformera data utan formler (rensa, filtrera, sammanfoga, pivotera) – Automatisera hela processen (uppdatera med en knapptryckning) – Hantera miljontals rader effektivare än traditionell Excel
Ett exempel från verkligheten: En av våra kunder i retail fick varje dag CSV-filer från 12 butiker. Förut spenderade någon 2 timmar på att manuellt kopiera data till huvudfil, rensa, formatera och sammanställa.
Vi byggde en Power Query-lösning. Nu läggs filer i en mapp, användaren klickar “Uppdatera” och allt händer automatiskt. Tid: 30 sekunder.
Fördelen: Power Query kräver ingen programmering. Det är ett visuellt gränssnitt där du klickar dig fram till transformationer.
Läs mer om när du behöver kodning istället: VBA vs Power Query: Vilken automation passar dig?
Power Pivot – Datamodellering i Excel
Power Pivot tar Excel från kalkylblad till datamodelleringsverktyg.
Vad Power Pivot kan: – Hantera flera relaterade tabeller (relationer som i en databas) – Ladda dataset som Excel-blad inte klarar (10+ miljoner rader) – Skapa avancerade beräkningar med DAX (Data Analysis Expressions) – Bygga professionella pivottabeller på stora datamängder
När Power Pivot är perfekt: Ett handelsföretag hade orderdata, kunddata och produktdata i tre olika system. De ville analysera lönsamhet per kund och produkt.
Med traditionell Excel: VLOOKUP-helvete, långsamma filer, kraschar.
Med Power Pivot: Tre tabeller laddas in, relationer skapas, pivottabeller byggs. Snabbt, stabilt, skalbart.
Kartvisualiseringar och moderna diagram
Excel 2016+ har inbyggda: – Geografiska kartor (visualisera data per land, region, stad) – Tratt-diagram – Sunburst-diagram – Waterfall-diagram – Statistiska diagram
Kombinera med pivot-diagram och du har kraftfulla visualiseringsverktyg direkt i Excel.
Samarbete via SharePoint och OneDrive
Excel-filer på SharePoint eller OneDrive tillåter: – Flera användare samtidigt – Versionshistorik – Automatisk synkning – Delning med behörighetskontroll
Med Power Query som hämtar data från SharePoint-filer kan du bygga ett distribuerat BI-system utan att lämna Office 365-ekosystemet.
Excels begränsningar som BI-verktyg
Varje verktyg har sin gräns. För Excel är den tydlig.
Begränsning 1: Datamängd
Hårt tak: – Max 1 048 576 rader per blad – Max 16 384 kolumner per blad – Praktisk gräns mycket lägre (100 000-500 000 rader beroende på komplexitet)
Problem som uppstår: – Långsam beräkning – Filer tar evigheter att öppna – Kraschar vid uppdatering – “Svarar inte” blir standard
Exempel: Ett logistikföretag hade 800 000 transaktioner per år. Excel-filen var 85 MB, tog 3 minuter att öppna, 5 minuter att uppdatera. Pivottabeller hängde sig regelbundet.
Lösning: Power BI hanterade samma data utan problem. Fil stor: 12 MB. Öppningstid: 2 sekunder. Uppdatering: 30 sekunder.
Begränsning 2: Delning och samarbete
Excel-filer delas genom att: – Maila kopior (versionskontroll-mardrömmen) – Lägga på delad mapp (vem har öppnat filen just nu?) – Lägga på SharePoint (bättre, men fortfarande begränsat)
Problem: – Flera versioner av “sanningen” uppstår snabbt – Svårt att kontrollera vem som ser vad – Ingen audit trail (vem ändrade vad när?) – Mobilupplevelse är dålig
När detta blir akut: – Fler än 10 personer behöver samma rapport regelbundet – Personer arbetar remote eller mobilt – Realtidsuppdatering behövs – Säkerhet på radnivå krävs (olika användare ser olika data)
Begränsning 3: Automatisering
Excel kan automatiseras med: – VBA-makron (kräver programmering) – Power Query (begränsat till datatransformationer) – External scripts (Python, PowerShell – avancerat)
Men: – Automatisering är ofta bunden till en fil eller dator – Schemalagd körning kräver att datorn är på – Felhantering är begränsad
Power BI Service (molnversionen) uppdaterar rapporter automatiskt på server, oavsett om din dator är på eller av.
Begränsning 4: Governance och säkerhet
I Excel är det svårt att: – Spåra vilka ändringar som gjorts – Förhindra att användare ändrar strukturer – Implementera säkerhet på rad/kolumn-nivå – Centralt administrera access
För småföretag är detta ofta acceptabelt. För företag med compliance-krav eller känslig data blir det ett problem.
Begränsning 5: Interaktivitet
Excel-rapporter är statiska eller semi-interaktiva. Pivottabeller är interaktiva, men: – Användare måste veta hur man använder dem – Varje användare kan förstöra strukturen – Svårt att bygga riktigt avancerade drill-down-upplevelser
Power BI-rapporter är designade för interaktivitet: klicka på graf för att filtrera annat, drill down genom hierarkier, cross-filtering mellan visuella objekt.
När Excel räcker som BI-verktyg
Trots begränsningarna är Excel perfekt för många användningsfall.
Excel fungerar utmärkt när:
1. Datamängd är hanterbar – Under 100 000 rader – Filen öppnas och räknas om på under 10 sekunder – Ingen förväntning på att växa kraftigt
2. Få användare – 1-5 personer behöver rapporten – Alla sitter på samma kontor eller kan dela fil enkelt – Ingen behöver mobil access
3. Flexibilitet viktigare än standardisering – Analysen ändras ofta – Ad hoc-frågor är normen – Varje rapport är unik
4. Budget är tight – Excel ingår redan i Office 365 – Ingen budget för nya verktyg – Volymen motiverar inte ytterligare investering
5. Kompetens finns – Teamet kan Excel väl – Ingen har tid lära sig nytt verktyg – Kritisk kompetens att få ut värde snabbt
Verkliga exempel där Excel är rätt val
Case 1: Litet redovisningsbolag (8 anställda) – 25 kunder – Månadsrapporter till varje kund – Data från Fortnox (exporteras till Excel) – Power Query sammanställer och formaterar – Färdig rapport i 5 minuter istället för 30
Behövs Power BI? Nej. Excel + Power Query är perfekt. Datamängd liten, få användare, flexibilitet viktig.
Case 2: HR-avdelning i företag med 150 anställda – Personaldata från HR-system – Månadsrapport till ledning – Analys av frånvaro, rekrytering, omsättning – Historik 5 år = cirka 9 000 rader
Behövs Power BI? Nej, inte än. Power Pivot i Excel hanterar detta smidigt. Om företaget växer till 500+ anställda eller fler avdelningar vill ha access, då är det dags.
När det är dags att uppgradera till Power BI
Det finns tydliga varningstecken.
Tecken 1: “Får inte räknas om”
När Excel-filen är så stor att automatisk beräkning måste stängas av har ni passerat gränsen.
Symptom: – Användare är rädda för att ändra något – “Tryck inte F9!” (tvinga omräkning) – Det tar minuter att öppna filen
Åtgärd: Migrera till Power BI där datamodellen är byggd för stora dataset.
Tecken 2: Versionskaos
När fem personer har fem versioner av samma rapport.
Symptom: – “Rapport_v3_final_verkligen_final.xlsx” – “Vilken siffra är rätt?” frågas varje möte – Tid spenderas på att jämföra versioner
Åtgärd: Centralisera i Power BI där alla ser samma version.
Tecken 3: Rapportframställning blir huvudsyssla
När en person spenderar 10+ timmar per vecka på att uppdatera rapporter.
Symptom: – “Jag hinner inget annat, jag gör rapporter hela tiden” – Samma rapport byggs om varje vecka manuellt – Anställer person enbart för rapportering
Åtgärd: Automatisera i Power BI. Det som tar 10 timmar manuellt tar 10 minuter automatiserat.
Tecken 4: Mobil access behövs
När VD:n vill se dashboards på iPad i styrelserummet.
Symptom: – “Kan du maila PDF?” (förlorar interaktivitet) – Försök öppna Excel på mobil (dålig upplevelse) – Behov av access utanför kontoret
Åtgärd: Power BI har native mobilappar för iOS och Android.
Tecken 5: Datakällor växer
När data behöver hämtas från 5+ olika system regelbundet.
Symptom: – Manuell export från varje system – Kopiera, klistra, upprepa – Risk för fel ökar exponentiellt
Åtgärd: Power BI ansluter direkt till de flesta system och uppdaterar automatiskt.
Hybrid-approach: Det bästa av båda världar
De flesta organisationer behöver inte välja antingen Excel eller Power BI. De använder båda för olika syften.
Typisk hybrid-modell för medelstora företag:
Excel används för: – Budgetar och prognoser (detaljarbete med många antaganden) – Ad hoc-analyser (snabba djupdykningar) – Detaljerad modellering (komplexa finansiella modeller) – Export från Power BI för vidare bearbetning
Power BI används för: – Återkommande dashboards (försäljning, ekonomi, produktion) – Stora datamängder (hundratusentals rader) – Delning till många användare – Realtidsuppföljning
Dataflöde: 1. Transaktionssystem → Power BI (daglig automatisk uppdatering) 2. Power BI visualiserar huvudmönster och trender 3. För djupanalys exporterar användare relevant data till Excel 4. Detaljarbete och modellering i Excel 5. Insikter presenteras tillbaka i Power BI-dashboard
Ett tillverkningsföretag vi arbetar med: – Power BI visar produktionsdata för hela fabriken (600 000 transaktioner/månad) – CFO exporterar månadens siffror till Excel för budget-jämförelse – Ekonomimodellering görs i Excel – Resultat läggs tillbaka som dataset i Power BI
Detta ger flexibilitet (Excel) och skalbarhet (Power BI) samtidigt.
Nästa steg – Utvärdera ert behov
Hur vet ni om Excel räcker eller om ni behöver uppgradera?
Självutvärdering (10 minuter)
Svara ja/nej på dessa frågor:
Datamängd: – [ ] Har vi Excel-filer över 20 MB? – [ ] Tar filer över 10 sekunder att öppna? – [ ] Växer datamängd med 50 %+ per år?
Användare: – [ ] Behöver fler än 10 personer samma rapport regelbundet? – [ ] Jobbar folk remote och behöver mobil access? – [ ] Vill olika användare se olika delar av data?
Process: – [ ] Spenderas 10+ timmar/månad på manuell rapportering? – [ ] Finns flera versioner av “samma” rapport? – [ ] Måste data kombineras från 5+ källor regelbundet?
Tillväxt: – [ ] Växer företaget 20 %+ per år? – [ ] Planeras expansion till nya marknader/produkter? – [ ] Ökar antal rapportkonsumenter?
Poäng: – 0-2 ja: Excel räcker utmärkt, eventuellt med Power Query/Pivot – 3-5 ja: Börja planera Power BI-migration inom 6-12 månader – 6-8 ja: Power BI borde implementeras inom kvartalet – 9+ ja: Ni förlorar tid och pengar varje månad utan Power BI
Vad gör ni sen?
Om Excel räcker: – Optimera era Excel-lösningar – Lär er Power Query för automation – Utforska Power Pivot för större dataset – Läs: VBA vs Power Query
Om ni är på gränsen: – Bygg en pilot i Power BI för att testa – Jämför arbetsflöde och resultat – Räkna på ROI (tidsbesparing vs kostnad) – Läs: Migrera från Excel till Power BI: Steg-för-steg
Om ni behöver Power BI nu: – Kartlägg era rapporter och prioritera – Börja med en pilot-dashboard – Utbilda nyckelpersoner – Läs: Power BI för företag: Från Excel till avancerade dashboards
Behöver ni hjälp att avgöra?
Excel Department gör kostnadsfria utvärderingar där vi: 1. Tittar på era nuvarande Excel-lösningar 2. Bedömer datamängd och komplexitet 3. Räknar på potentiell tidsbesparing 4. Ger ärlig rekommendation (ofta är svaret “Excel räcker”)
Boka kostnadsfri utvärdering (30 min)
Sammanfattning
Excel är ett utmärkt BI-verktyg för mindre datamängder, få användare och situationer där flexibilitet är viktigare än automatisering.
Excel fungerar när: – <100 000 rader data – 1-10 användare – Flexibilitet viktigare än standardisering – Budget är begränsad
Power BI behövs när: – >100 000 rader (eller snabb tillväxt) – >10 användare eller mobil access krävs – Många datakällor ska kombineras – Automatisering ger stor tidsbesparing
De flesta företag: Använder båda. Excel för detaljarbete, Power BI för dashboards och stora datamängder.
Vilket är rätt för er? Svara på självutvärderingen ovan eller kontakta oss för professionell bedömning.
Relaterade guider: – Power BI för företag – När och hur du uppgraderar – VBA vs Power Query – Två automationsverktyg i Excel – Business intelligence för medelstora företag – Övergripande BI-strategi