Du har 150 artikler på lager, men vet egentlig ikke hva. Noen produkter går uventet tomme, andre blir liggende i årevis. Hver måned beregner du lagerverdien manuelt og håper at tallene stemmer. Det finnes en bedre måte.

Et enkelt lagersystem i Excel gir deg full kontroll over hva du har, hvor det befinner seg og når du må bestille mer. For bedrifter med 50-500 artikler og begrenset budsjett er Excel ofte den mest praktiske løsningen.

Denne guiden viser deg nøyaktig hvordan du bygger og bruker et lagerstyringssystem i Excel som faktisk fungerer.

Når Excel-basert lagerstyring fungerer

Excel er ikke det riktige lagerverktøyet i alle situasjoner, men for mange småbedrifter er det perfekt.

Riktig størrelse og kompleksitet

Excel fungerer utmerket når du har: – 50-500 artikler å spore – 1-5 lagerplasser – Enkel lagerstruktur (ikke flernivå-BOM) – 1-5 personer som håndterer lageret – Begrenset budsjett (<20 000 SEK årlig til lagersystem)

Virkelig eksempel: Et selskap innen kontorrekvisita med 280 artikler har brukt Excel-basert lagerstyring i seks år. De sporer lagernivå, automatiske bestillingsvarsler og lagerverdivurdering. Systemet koster dem null kroner i lisensavgifter.

Når Excel IKKE strekker til

Oppgrader til et dedikert system hvis du har: – 1 000+ artikler med kompleks struktur – Flernivå stykkliste (bill of materials) – 10+ samtidige lagerbrukere – Sanntidsintegrasjon med nettbutikk – Flere lagre med automatisk omfordeling – Strekkoding og håndterminaler

For disse situasjonene anbefales dedikerte lagersystemer.

Les mer: Excel vs dedikerte verktøy: Når er en mal nok?

Hva et Excel-lagersystem bør inneholde

Et funksjonelt lagersystem trenger noen grunnkomponenter.

Artikkelregister

Hovedlisten med all lagerinformasjon:

Grunninfo: – Artikkelnummer (unik ID) – Artikkelnavn – Beskrivelse – Kategori/produktgruppe – Leverandør – Leverandørens artikkelnummer

Lagerinfo: – Aktuell lagernivå (antall) – Plassering på lageret – Enhet (stk, kg, m, liter) – Minste lagernivå (bestillingspunkt) – Optimal lagernivå – Ledetid (dager fra bestilling til levering)

Økonomiske data: – Innkjøpspris per enhet – Salgspris per enhet – Lagerverdi (antall × pris)

Transaksjonslogg

Eget ark der alle lagerforflytninger loggføres:

  • Dato
  • Artikkelnummer
  • Type (innlevering, utlevering, justering)
  • Antall
  • Fra/til (lagerplass)
  • Ansvarlig person
  • Kommentar

Dette gir sporbarhet og historikk.

Bestillingsgrunnlag

Automatisk liste over artikler som må bestilles:

  • Artikler under bestillingspunktet
  • Anbefalt bestillingsmengde
  • Leverandør
  • Estimert leveringsdato

Varetelling

Ark for fysisk telling:

  • Artikkelnummer og navn
  • Systemets lagernivå
  • Talt nivå
  • Differanse
  • Verdi av differanse

Dashboard

Sammendrag med nøkkeltall: – Total lagerverdi – Antall artikler under bestillingspunktet – Antall artikler uten bevegelse (dead stock) – Gjennomsnittlig lageromløpshastighet – Mest verdifulle artikler (ABC-analyse)

Bygg ditt Excel-lagersystem – steg for steg

Nå bygger vi et komplett lagersystem fra grunnen av.

Steg 1: Lag grunnstrukturen

Åpne et nytt Excel-dokument. Lag disse arkene:

  1. Artikler (hovedregister)
  2. Transaksjoner (inn/ut-loggen)
  3. Bestilling (automatisk bestillingsliste)
  4. Varetelling (tellegrunnlag)
  5. Dashboard (oversikt)

Steg 2: Bygg artikkelregisteret

I arket “Artikler” oppretter du kolonnene:

A B C D E F G H I J
Art.nr Navn Kategori Leverandør Lagerplass Lagernivå Min-nivå Innkjøpspris Lagerverdi Status

Formler:

Lagerverdi (kolonne I):

=F2*H2

(Lagernivå × Innkjøpspris)

Status (kolonne J):

=OM(F2<G2,"BESTÄLL",OM(F2<G2*1.5,"LÅG","OK"))

Betinget formatering for status: – “BESTILL” → Rød bakgrunn – “LAV” → Gul bakgrunn – “OK” → Grønn bakgrunn

Steg 3: Lag transaksjonsloggen

I arket “Transaksjoner”:

A B C D E F
Dato Art.nr Artikkelnavn Type Antall Ansvarlig

Artikkelnavn automatisk: Bruk FINN.RAD til å hente navnet fra artikkelregisteret:

=LETARAD(B2,Artiklar!A:A,Artiklar!B:B,0)

Nedtrekksliste for type: Data Validation > List Source: Innlevering,Utlevering,Justering,Varetelling

Steg 4: Oppdater lagernivå automatisk

I artikkelregisteret, kolonnen “Lagernivå”, bruker du SUMMER.HVIS til å telle opp transaksjoner:

=SUMMA.OM(Transaktioner!B:B,A2,Transaktioner!E:E)

Dette summerer alle transaksjoner for artikkelen (positive for innlevering, negative for utlevering).

Merk: Dette krever at utlevering loggføres som negative tall (-5 i stedet for 5).

Alternativ: Ha startlagernivået i en egen kolonne og oppdater manuelt basert på transaksjonene.

Steg 5: Bygg bestillingslisten

I arket “Bestilling” lager du en automatisk filtrering av artikler under bestillingspunktet.

Metode 1: Enkel kopiering med formel

Bruk FILTER-funksjonen (Excel 365):

=FILTER(Artiklar!A:J,Artiklar!J:J="BESTÄLL")

Dette viser automatisk alle artikler med status “BESTILL”.

Metode 2: Pivottabell

Lag en pivottabell fra Artikler-arket: – Filter: Status = “BESTILL” – Rows: Artikkelnummer, Navn, Leverandør – Values: Lagernivå, Min-nivå

Steg 6: Lag tellegrunnlag for varetelling

I arket “Varetelling”:

A B C D E F
Art.nr Navn Systemnivå Talt nivå Differanse Diff.-verdi

Systemnivået hentes fra Artikler:

=LETARAD(A2,Artiklar!A:A,Artiklar!F:F,0)

Differanse:

=D2-C2

Verdi av differanse:

=E2*LETARAD(A2,Artiklar!A:A,Artiklar!H:H,0)

Fargekod differansene: – Negativ differanse (svinn) → Rød – Positiv differanse → Gul

Steg 7: Bygg dashboardet

Bruk formler for nøkkeltallene:

Total lagerverdi:

=SUMMA(Artiklar!I:I)

Antall artikler under bestillingspunktet:

=ANTAL.OM(Artiklar!J:J,"BESTÄLL")

Gjennomsnittlig lagerverdi per artikkel:

=MEDEL(Artiklar!I:I)

Legg til sektordiagram for kategorier og stolpediagram for de 10 mest verdifulle artiklene.

Avanserte funksjoner

Når grunnleggende funksjoner fungerer, kan du legge til mer sofistikert funksjonalitet.

ABC-analyse

Klassifiser artikler basert på verdi:

  • A-artikler: 20 % av artiklene står for 80 % av verdien
  • B-artikler: 30 % av artiklene står for 15 % av verdien
  • C-artikler: 50 % av artiklene står for 5 % av verdien

Legg til kolonnen “ABC-klasse” med en formel som rangerer basert på lagerverdi.

Optimal bestillingsmengde (EOQ)

Økonomisk ordremengde beregnes med formelen:

EOQ = SQRT((2 × Årlig efterfrågan × Orderkostnad) / Lagerhållningskostnad)

Legg til kolonner for årlig etterspørsel og beregn optimal bestillingsmengde.

Automatiske varsler på e-post

Med VBA kan du sende automatisk varsling når artikler når bestillingspunktet:

Sub SkickaBeställningsvarning()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim Mail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long

    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("Artiklar")
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    For i = 2 To lastRow
        If ws.Cells(i, 10).Value = "BESTÄLL" Then
            Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
            Set Mail = OutlookApp.CreateItem(0)

            With Mail
                .To = "inkop@foretaget.se"
                .Subject = "Beställningsvarning: " & ws.Cells(i, 2).Value
                .Body = "Artikel " & ws.Cells(i, 1).Value & " har nått beställningspunkt." _
                        & vbCrLf & "Aktuell nivå: " & ws.Cells(i, 6).Value
                .Send
            End With
        End If
    Next i
End Sub

Les mer: Automatiser Excel med VBA

Vanlige feil i lagerstyring

Jeg har sett disse feilene mange ganger.

Feil 1: Ingen transaksjonslogg

Mange oppdaterer lagernivået direkte uten å loggføre hvorfor.

Resultat: Når lagernivået ikke stemmer, vet ingen hvorfor.

Løsning: Loggfør HVER endring i transaksjonsloggen.

Feil 2: For sjelden varetelling

“Vi teller en gang i året.”

Resultat: 12 måneder med feil hoper seg opp.

Løsning: Tell etter ABC-klassifisering: – A-artikler: Hver måned – B-artikler: Kvartalsvis – C-artikler: Årlig

Feil 3: Ikke noe bestillingspunkt

Artikler bestilles reaktivt når de er tomme.

Resultat: Utsolgt-situasjoner og tapt salg.

Løsning: Sett bestillingspunktet basert på ledetid og gjennomsnittlig forbruk.

Feil 4: Glemmer ledetid

Bestillingspunktet er satt til 10 stk, men leverandøren leverer etter 30 dager, og i løpet av den tiden selger du 40 stk.

Resultat: Utsolgt til tross for bestilling.

Løsning: Bestillingspunkt = (Gjennomsnittlig daglig forbruk × Ledetid i dager) + Sikkerhetslager

Feil 5: Ingen sikkerhetskopi

Lagerdata slettes ved en feil.

Løsning: Automatisk sikkerhetskopi via OneDrive eller manuell ukentlig kopiering.

Fra Excel til dedikert lagersystem

Excel-basert lagerstyring fungerer utmerket for mange småbedrifter. Men noen tegn viser at det er på tide å oppgradere.

Tegnene

Volumet vokser: Hvis du når 1 000+ artikler eller 50+ transaksjoner per dag, blir Excel tregt.

Kompleksiteten øker: Flernivå stykkliste, produksjon, kvalitetskontroll – Excel blir for begrenset.

Flere brukere samtidig: Hvis 10 personer må oppdatere lageret i sanntid, klarer ikke Excel belastningen.

Integrasjon er nødvendig: Lageret må snakke med nettbutikk, fakturering og produksjon i sanntid.

Oppgraderingsveier

For småbedrifter (500-2 000 artikler): – Ongoing WMS – VISMA Lager – Fortnox Lager

For mellomstore bedrifter: – Microsoft Dynamics – NetSuite – SAP Business One

For nettbutikker: – Ongoing Warehouse – Ongoing WMS – Integrert med Shopify/WooCommerce

Det positive? Excel-basert lagerstyring lærer deg nøyaktig hvilke funksjoner du trenger før du investerer i et dyrt system.

Vanlige spørsmål om lagerstyring i Excel

Hvor ofte bør lagernivåer oppdateres? Hver inn- eller utlevering bør loggføres umiddelbart. Anbefalt: Daglig avstemming av at transaksjonsloggen er komplett.

Kan jeg bruke strekkodeskannere med Excel? Ja, med VBA-programmering kan du integrere USB-strekkodeskannere. Det krever middels avanserte kunnskaper eller hjelp fra en Excel-konsulent.

Hvordan håndterer jeg serienumre eller batchnumre? Legg til kolonner for serienummer/batch i både artikkelregisteret og transaksjonsloggen. En artikkel kan ha flere rader hvis den finnes i flere batcher.

Hva er optimal lagernivå for mine artikler? Det avhenger av ledetid, salgshastighet og kostnader. Tommelfingerregel: 2-4 ukers forbruk + sikkerhetslager.

Kan flere personer arbeide i lagersystemet samtidig? SharePoint/OneDrive gir grunnleggende samarbeid, men ikke sanntidsoppdatering. For 5+ samtidige brukere anbefales et dedikert system.

Neste steg: Bygg lagersystemet ditt i dag

Lagerkontroll gir deg innsikt i din mest verdifulle eiendel etter personalet. Det tar 3-4 timer å sette opp første gang.

Begynn her:

  1. List opp dine 20 viktigste artikler
  2. Lag Excel-arkene i henhold til guiden
  3. Fyll inn artikkeldata
  4. Loggfør dagens transaksjoner
  5. Evaluer etter en uke og juster

Trenger du hjelp?

Hvis lageret ditt er komplekst eller du ønsker en profesjonell løsning:

  • Skreddersydde lagermaler for din bransje
  • Integrasjon med eksisterende systemer
  • Opplæring for lagerpersonell
  • Migrering fra manuelle prosesser

Book gratis konsultasjon

Les videre: – Excel-maler for bedrifter: Komplett guide – Excel vs dedikerte verktøy: Når er en mal nok? – Automatiser Excel-prosesser med VBA

Lagerkontroll begynner med struktur. Bygg systemet ditt i dag.

Skrevet av Lukas Lilja, Excel Department. Vi har hjulpet hundrevis av småbedrifter med å bygge effektive lagersystemer, fra Excel til avanserte WMS-løsninger.

Trenger dere hjelp med dette? Våre Excel-maler hjelper dere – første konsultasjon er kostnadsfri.

Book en gratis samtale eller ring 010-264 20 20.